Generic selectors
Nur exakte Treffer
Suche im Titel
Suche im Inhalt
Nach Kategorien filtern
Steckbrief: Technischer Redakteur
UX-Writing: Basics
Gescribbelte Überschrift "Technische Kommunikation - "Leitfaeden ausarbeiten"

Wieso eine vollständige Prozessdokumentation für eine gelungene Kommunikation wichtig ist

Wie bereits im ersten Teil angesprochen, spielt die Standardisierung für den Technischen Redakteur eine bedeutsame Rolle. Neben standardisierten Inhalten haben auch einheitliche Prozesse einen großen Nutzen. Das gängigste Problem hierbei ist, dass die Abläufe entweder nicht ausreichend dokumentiert sind oder eine Dokumentation gar nicht erst vorhanden ist. Dabei ist eine vollständige Prozessbeschreibung die Voraussetzung funktionierender Zusammenarbeit und wertvoller Arbeitsabläufe.

Das Problem fehlender Prozessdokumentation

Die Bandbreite für die Gründe von nicht vorhandener Prozessdokumentation ist groß. Oft ist es Zeitmangel. Manchmal möchte auch niemand die Verantwortung übernehmen und man scheut deshalb die Dokumentation. Wo kein Beweis, da keine Schuld.

Wo soll ich das denn aufschreiben?

Oftmals scheitert es an der fehlenden Möglichkeit, diese Abläufe aufzuschreiben. Das Wissen ist zwar da, es gibt jedoch keinen Ort für die zentrale Speicherung dieser wertvollen Kenntnis, das sicherstellen würde, dass jeder darauf zugreifen und davon profitieren könnte. Ebenso fehlt der dazugehörige Prozess, der die Ablage von Wissen instruiert.

Mein Wissen – Dein Wissen

Zusätzlich gibt es dann noch, und das nicht einmal so selten die, wie ich sie nenne, „Hüter des Wissens“: Mitarbeiter, die ungern Ihr Wissen und neue Informationen teilen. Die Gründe hierfür sind vielfältig und die Folgen davon weitreichend: Mitarbeiter begehen vermeidbare Fehler. Das Rad wird mehrmals neu erfunden. Es werden falsche Entscheidungen getroffen, überflüssige Mehrarbeit geleistet und schließlich nimmt die Motivation der Mitarbeiter so stark ab, dass das Betriebsklima massiv darunter leidet.

Leitfäden für eine gelungene Kommunikation

Die Fähigkeiten eines Technischen Redakteurs, komplexe Situationen und Gegebenheiten analysieren zu können (wie bereits hier beschrieben) und passende Konzepte zu entwickeln, kommen der Prozessmodellierung entgegen.

Durch aktives Zuhören deckt er Schwachstellen auf und erkennt kausale Zusammenhänge. Er stellt Probleme, Sachverhalte und Situationen eines Ist-Prozesses transparent dar und erarbeitet dafür Lösungen oder Verbesserungen. Dies geschieht oft in Form von Leitfäden. Darin finden sich beispielsweise Prozessvorgaben, Workflows, Checklisten, Handlungsvorgaben und Rollendefinitionen.

Erst durch klare Strukturen, Deskription und normativen Vorgaben können die Prozesse und Inhalte standardisiert und später vielleicht sogar automatisiert werden. 

Prozessmodellierung

Es ist oftmals hilfreich, einen Prozess grafisch darzustellen. Das hat den Vorteil, dass komplexe Sachverhalte auf eine einfache Sicht reduziert werden kann, die für alle Beteiligten leicht verständlich ist. Für die Modellierung eignen sich z. B. Ablaufdiagramme. Es empfiehlt sich jedoch nicht, den Prozess nur zu modellieren, da jedes Modell irgendwann an seine Grenzen stößt und dann genauer beschrieben werden muss.

Wer macht was?

Definieren und beschreiben Sie, welche Rollen es in Ihrem Prozess gibt und mit welchen Rechten und Pflichten diese Aufgaben versehen sind. Erstellen Sie ein Rollenkonzept. Wenn Sie konkrete Mitarbeiter benennen, berücksichtigen Sie dabei folgende Punkte, denn sie sind mit Änderungsaufwand verbunden:

  • Projektmitarbeiter können neue Aufgaben und Rollen erhalten, wechseln die Abteilung und die Projekte.
  • Neue Projektmitarbeiter können hinzukommen, bestehende Projektmitarbeiter verlassen das Unternehmen.
  • Legen Sie Vertretungsregeln fest (z. B. bei Krankheit und Urlaub).

Checklisten

Checklisten sparen Zeit und reduzieren Fehler. Sie geben den Projektbeteiligten Sicherheit, indem sie dabei helfen, wichtige Parameter, die während des Prozesses erfüllt sein müssen, einzuhalten. Checklisten sichern somit die Qualität und sollten in keinem Leitfaden fehlen. 

Leitfäden für Inhalte und Prozesse, die das engste Arbeitsumfeld des Technischen Redakteurs betreffen, beziehen sich hauptsächlich die folgenden Themen, auf die ich näher eingehen werde:

Redaktionsprozess

Ein Redaktionsleitfaden kann sehr umfangreich werden. Scheuen Sie diesen Aufwand trotzdem nicht, denn Sie und Ihre Mitarbeiter werden schnell davon profitieren: Sei es, weil die Prozesse schneller und effizienter ablaufen, da sie klar beschrieben sind und somit weniger Rückfragen notwendig sind oder aber bei der Neueinstellung von Angestellten, die sich mithilfe des Leitfadens zügiger in Ihrem Unternehmen und in der Abteilung orientieren können.
Ohne Leitfaden ist dies oft langwierig und ressourcenintensiv, sind doch meist mehrere Kollegen an der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beteiligt, die dann in der Zeit nur relativ unproduktiv Ihre Arbeit verrichten können.

Ein Redaktionsleitfaden regelt neben dem Redaktionsalltag meist auch den Texterstellungsprozess, wenngleich es auch möglich ist und manchmal sogar sehr sinnvoll sein kann, diesen separat in einem Leitfaden zu beschreiben. Zum Beispiel dann, wenn er im gesamten Unternehmen geteilt werden soll, um eine gemeinsame Sprache zu etablieren.

Wichtige Bestandteile, die ein Redaktionsleitfaden beinhalten sollte, sind:

  • Wo im Unternehmen ist der Redaktionsprozess angesiedelt?
  • Wie ist der Redaktionsprozess organisiert?
  • Welche Schnittstellen gibt es? Wozu?
  • Wo werden Informationen recherchiert?
  • Wer erstellt welche redaktionellen Inhalte?
  • Wer oder was liefert welche Informationen?
  • Unter welchen Bedingungen erfolgt die Freigabe? Von wem?
  • Welche Inhalte werden wie publiziert oder werden wie weiterverwendet?

Welche Rollen gibt es im Redaktionsprozess, welche Tätigkeiten werden ihnen zugeordnet und mit welchen Rechten und Pflichten sind sie ausgestattet?

Berücksichtigen Sie z. B. folgende Punkte:

  • Wer erstellt Inhalte?
  • Wer macht das fachliche Lektorat?
  • Wer macht das inhaltliche Lektorat?
  • Wer gibt die fertigen Inhalte frei?
  • Was geschieht im Vertretungsfall?
  • Welche Ansprechpartner in anderen Abteilungen gibt es?
  • Welche Texte werden erstellt?
  • Wie umfangreich sind die Dokumente?
  • Welche Templates gibt es, wie sind diese Templates aufgebaut und wie werden sie verwendet?
  • Wie werden die Texte strukturiert?
  • Wer liefert welchen Input?
  • Müssen Normen und Richtlinien beachtet werden?
  • Wo werden die Texte verwaltet?
  • Welche Zielformate gibt es?
  • Welche Redaktionswerkzeuge kommen für welchen Zweck zum Einsatz?
  • Welche Schnittstellen zu abteilungsübergreifenden Werkzeugen gibt es und wofür werden diese verwendet?
  • Handlungsanweisungen für den Umgang mit den Redaktionswerkzeugen.

Ein Redaktionsprozess kommt nicht ohne Sprachregeln aus, die bei der Texterstellung eingehalten werden müssen, um die Konsistenz der Ausgangstexte zu erhöhen. Gerade beim Einsatz eines Redaktionssystems sind sie unabdingbar, denn dort spielt die Wiederverwendungsrate eine sehr große Rolle. Erstellen Sie also Sprachregeln, um folgende Punkte sicherzustellen:

  • Einheitlichkeit in Stil und Formulierung
  • Durchgängige, konsistent verwendete, korrekte Terminologie
  • Richtige Tabellengestaltung
  • Konsistenz in Layout, Semantik und Phrasenbildung
  • Welche Dateien müssen in welchem Format vorliegen?
  • Standardisiertes Layout
  • Struktureinhaltung
  • Lektorat
  • Checklisten

Terminologieprozess

Im Rahmen von Terminologiemanagement im Unternehmen ergeben sich allerlei Themen und Vorgaben, die ihr Zuhause in einem Terminologieleitfaden finden. Darin treffen Sie typischerweise die folgenden Inhalte:

Um allen Lesern einen verständlichen Zugang zu den Inhalten des Leitfadens zu gewährleisten, ist es ratsam, die terminologischen Grundbegriffe zu erklären:

  • Was ist Terminologie?
  • Was ist Terminologiearbeit?
  • Was ist das Semiotische Dreieck?
  • Wie definiert sich eine Benennung/ein Begriff?
  • Was versteht man unter einer Begriffsorientiertheit/Benennungsautonomie?
  • Wie sind Begriffsdefinitionen aufgebaut?

Terminologiemanagement besteht aus vielen einzelnen Workflows, die ineinandergreifen. Daher ist es wichtig, dass der Leitfaden u. a. Bezug auf die folgenden Fragen nimmt:

  • Wo entsteht Terminologie?
  • Wer definiert die Terminologie? (Stichwort Terminologiekreis)?
  • Wer kommuniziert neue Termvorschläge an wen?
  • Wie wird die Terminologie gesammelt?
  • Wer gibt die neuen Terme frei?
  • Wie werden die Terme übersetzt?

Zu Beginn der Terminologiearbeit ist es initial notwendig, vorhandene Terminologie zu ordnen. Dabei hilft ein Begriffssystem. Es ermöglicht den Vergleich von Begriffen und Benennungen in verschiedenen Sprachen und bildet die Grundlage für eine Vereinheitlichung und Normung der bestehenden und zukünftigen Terminologie.

Welche Art Begriffssystem liegt zugrunde?

  • Hierarchische vs. nicht-hierarchische Begriffsbeziehungen
  • Abstraktionsbeziehung vs. Bestandsbeziehung
  • Sequenzielle vs. pragmatische Begriffsbeziehung

Neue Benennungen zu finden ist für die meisten Unternehmen durch das Entwickeln neuer Produkte und neuer Funktionen und durch das Entstehen neuer Technologien und Fachgebiete unumgänglich. Es entstehen bis dato noch unbekannte Begriffe und für diese Begriffe müssen neue Benennungen geschaffen werden. Um allen Beteiligten die Benennungsbildung zu erleichtern und die Benennungen konsistent zu den bestehenden Benennungen zu erschaffen, müssen Anforderungen definiert werden:

  • Umgang mit Benennungs- und Begriffslücken
  • Euphemismen?
  • Welche Wortbildungsverfahren sind zulässig?
  • Abgrenzungen zu anderen Abteilungen, wie z. B. dem Marketing

Begriffsdefinitionen sind ein sehr wichtiger Teil der Terminologiearbeit. Nur durch Definition ist es möglich, Begriffe voneinander abzugrenzen.

  • Aufbau der Begriffsdefinition
  • Erlaubte/Verbotene Quellen
  • Selbst erstellte Begriffsdefinitionen. Wer gibt die Freigabe und wie werden die Begriffsdefinitionen geprüft?

Da Terminologie das gesamte Unternehmen betrifft, ist es unbedingt erforderlich, ein ausgeklügeltes Rollen- und Rechtekonzept zu entwickeln, das vorsieht, wer für den Input und die Pflege der Terminologie zuständig ist. Wird dies vernachlässigt, wird die Terminologie nicht lange Bestand haben. Kümmern Sie sich also darum, möglichst alle Rollen zu definieren.

Eine Terminologiedatenbank unterstützt Sie bei der professionellen Terminologiearbeit. Darin werden die Begriffe, Benennungen, Definitionen mitsamt ihrer sprachlichen Parameter und Angaben zur Verwendung verwaltet. Wichtig ist also die Auswahl der passenden Terminologiedatenbank sowie deren Einrichtung. Daher sollte auch der Redaktionsleitfaden auf folgende Themen eingehen:

  • Begriffsorientiertheit
  • Benennungsautonomie
  • Fremdsprachige Benennungen
  • Struktur
  • Datenkategorien
  • Feldeigenschaften
  • Regeln für
    • Begriffsdefinitionen
    • Kontextdarstellung
    • Picklistenwerte
    • Quellenanforderungen
    • Verwendung

Wie jeder Prozess muss auch der Terminologieprozess bestimmten Qualitätsanforderungen unterliegen und es muss sichergestellt sein, dass diese Anforderungen erfüllt sind.

  • Wer prüft und aktualisiert den Datenbestand?
    • Entsprechen die Daten dem festgelegten Format?
    • Gibt es Dubletten?
    • Sind die Daten einheitlich und widerspruchsfrei?
    • Sind die Daten valide?
    • Sind alle erforderlichen Datenkategorien zu den Begriffen vorhanden und befüllt?
  • Prüfintervalle?
  • Stichproben?
  • Checklisten

Übersetzungsprozess

Wenn Produkte von mehrsprachigen Texten begleitet werden und die Übersetzungen vor allem professionell, beispielsweise durch einen Dienstleister erstellt werden, ist ein definierter Übersetzungsprozess von großer Wichtigkeit. Fehlt dieser, kann es schnell teuer werden.

Gerade bei hochtechnologischen Produkten, die einen kurzen Produktlebenszyklus haben, spielt eine schnelle Time-to-Market (Dauer zwischen Produktentwicklung und Vermarktung
des Produktes auf dem Zielmarkt) eine große Rolle. Daher ist eine schnelle Dokumentationserstellung und eine noch eiligere Übersetzung erforderlich.

Die Globalisierung und die Ausweitung der unternehmenspolitischen Aktivitäten auf immer mehr Zielmärkte spielt bei der Entscheidung für ein professionelles Übersetzungsmanagement eine wichtige Rolle. Je größer das Übersetzungsvolumen, desto höher sind die Kosten, die dem Unternehmen entstehen.

Mit einem professionellen Übersetzungsmanagement, das sauber und lückenlos dokumentiert ist, und der effizienten Ausnutzung der zum Einsatz kommenden Tools ist es möglich, diese Aufwände verhältnismäßig niedrig zu halten.

Die Anforderungen eines professionellen Übersetzungsprozesses sind oft in einem Übersetzungsleitfaden festgelegt. Dieser dient nicht nur den Erstellern des Ausgangstextes, sondern auch dem Übersetzerteam. In der Praxis wird es daher oft so gehandhabt, dass alle Informationen aus dem Übersetzungsleitfaden, die für die Übersetzer relevant sind, als Auszug den Übersetzern zur Verfügung gestellt werden und für diesen bindend sind.

  • Wer liefert welche zu übersetzenden Inhalte (Texte, Bilder)?
  • Wer ist hauptverantwortlich für die Übersetzungen? Gibt es einen internen Übersetzungsmanager?
  • Wer erteilt Übersetzungsaufträge?
  • Ist eine vorherige Angebotserstellung Pflicht?
  • Wird die Übersetzung intern oder extern erstellt?
  • Desktop-Publishing? Ja/Nein?
  • Wer prüft die Übersetzung?
  • Wer gibt die Freigabe für die übersetzten Inhalte?
  • Wer bereinigt den Übersetzungsspeicher?
  • Inhaltslieferanten
  • Zentraler Übersetzungsmanager intern/extern
  • Übersetzer
  • Lektoren
  • Freigeber
  • Welche Ausgangsformate werden geliefert?
  • Aus welchen Abteilungen stammen die zu übersetzenden Texte?
  • Was sind die thematischen Inhalte der Texte?
  • Welche spezifischen Anforderungen an die Übersetzung je Textquelle gibt es?
  • In welche Sprachen wird übersetzt?
  • Wird eine Relaissprache verwendet? Welche? Für welche Zielsprachen?

Wenn Sie selbst in Ihrem Unternehmen ein Translation-Memory-System verwenden, um z. B. Texte vorzuübersetzen oder auch manche Sprachen komplett selbst zu übersetzen, dann müssen dennoch Regeln für die Verwendung festgelegt werden. Diese betreffen:

  • Voreinstellungen, wie z. B. Segmentierungsregeln
  • Vorübersetzungen
  • Handhabung der Fuzzy-Matches
  • Zugriff auf Kontextinformationen und Referenzmaterial
  • Übergabe der Übersetzungspakete an den Dienstleister
  • Verwendung von Satzarchiven
  • Terminologiezugriff
  • Schreibrechte im Translation-Memory-System
  • Projektmanagement
  • Qualitätskontrolle

Um Zeit und Kosten einzusparen, empfiehlt es sich, bereits bei der Erstellung eines Quelltextes darauf zu achten, diesen übersetzungsgerecht zu schreiben und aufzubauen.

  • Standardformulierungen für wiederkehrende Satzphrasen
  • Konsistente Formulierungsmuster (Stichwort Syntax)
  • Festlegen von Formatvorlagen
  • Tabellengestaltung mit Tabellenfunktion
  • Einheitliche Grafikerstellung

Übersetzer ist nicht gleich Übersetzer. Die Norm DIN EN ISO 17100 unterstützt Sie bei der Formulierung der Anforderungen an den Übersetzer. Legen Sie Regelungen fest zu den folgenden Themen:

  • Zu erfüllende sprachliche Kompetenz
  • Zu erfüllende fachliche Kompetenz
  • Erreichbarkeit
  • Verwendung der festgelegten Terminologie
  • Umgang mit Korrekturläufen
  • Geheimhaltung
  • Einzuhaltender Projektablauf
  • Umgang mit Normen
  • Unternehmensspezifische Schreibweisen von Zahlen und Einheiten
  • Regelungen zur Handhabung des Translation-Memory-Systems
  • Qualitätskontrolle

Es kann sinnvoll sein, für jede Sprache, in die übersetzt wird, eigene Festlegungen zu treffen. Wieso? Weil sich die Syntax je Sprache sehr unterscheiden kann. So gibt es sprachspezifische typografische Konventionen, Abkürzungen, die nicht einfach von Sprache zu Sprache übertragen werden können, landesspezifische Aspekte wie Währung, Adress- und Nummernformate oder auch unterschiedliche Kompositaregelungen.

Je präziser Sie dem Übersetzer mitteilen, was er zu tun hat, desto exakter und zufriedenstellender sind die Ergebnisse, die er abliefert. Bedenken Sie aber auch: Gute Übersetzer erkennen Sie auch an intelligenten Rückfragen.

  • Auftragsformular
  • Referenzdokumente
  • Kontextinformationen
  • Zugriff auf Terminologiedatenbank
  • Information zum Umgang mit Begriffslücken
  • Welche Dateien müssen in welchem Format vorliegen?
  • Gibt es ein standardisiertes Layout?
  • Welche Informationsstruktur muss eingehalten werden?
  • Wer macht das Lektorat? Gilt das 4-Augen-Prinzip?
  • Checklisten

UI-Leitfaden

Ein UI-Leitfaden ist ein mächtiges Instrument, das Ihrer Benutzeroberfläche und dem Erlebnis Ihres digitalen Produkts Zusammenhalt verleiht.

Der Leitfaden unterstützt Sie darin, Ihren bestehenden und potenziellen Nutzern Struktur und Konsistenz in Ihren Produkten zu bieten, wodurch Sie so die Verlässlichkeit Ihrer Marke präsentieren. Er stellt sicher, dass Ihr Produkt fehlerfrei, leicht bedienbar und einfach zu verstehen ist und hilft Ihren Anwendern dabei, ihr beabsichtigtes Ziel effektiv zu erreichen. 

Ein UI-Leitfaden vereinfacht und beschleunigt den Entwicklungsprozess durch

  • die Bereitstellung einer gemeinsamen Sprache für unterschiedliche Entwicklungsteams.
  • ein gemeinsames Verständnis von Look & Feel des Produkts.
  • Reduzierung von Änderungen und Rückfragen.

Typische Inhalte eines UI-Leitfadens sind:

Folgende Punkte sollten Sie bei der Prozessbeschreibung berücksichtigen:

  • Konkurrenz- und Nutzeranalyse
  • Nutzerinterviews
  • Personas
  • User Storys
  • Informationsarchitektur
  • Wireframes
  • Prototypen
  • Tests
  • Error-Handling
  • Design & Text
  • Programmierung
  • Auftraggeber
  • Projektleiter
  • Usability-Experten verschiedener Disziplinen
  • Fachabteilungen
  • Nutzer
  • Tester
  • Welche Navigationsmöglichkeiten gibt es? Wie sehen sie aus?
  • Wie wähle ich die richtigen Befehle aus? Wie sind die Befehle aufgebaut? Wie platziere ich die Befehle auf der Bedienoberfläche?
  • Struktur
  • Welche Inhalte sollen bereitgestellt werden (Audio, Video, Sammlungen, Karten, PDFs…)? Wie werden die Inhalte bereitgestellt?
  • Welche Sprachen denkt die Oberfläche ab? Lokalisierung?
  • Seitenlayout
  • Bildschirmgrößen und Breakpoints
  • Ansichten für verschiedene Kategorien
  • Abstände & Positionierungen
  • Schaltflächen
  • Icons, Bilder, Grafiken
  • Designelemente
  • Farbschemata
  • Typografie
  • Navigation
  • Interaktion
  • Animation
  • Formulare
  • Fehlermeldungen
  • Voice & Tone
  • Sprachregeln
  • Stilregeln
  • Terminologie
  • Microcopy
  • Aus welchen Komponenten bestehen die Seiten-Templates?
  • Wie werden Seiten-Templates verwendet?
  • Wann werden die Seiten-Templates verwendet?
  • Wie werden neue Seiten-Templates erstellt?
  • Onboarding-Prozess
  • Eingabehilfen
  • Wie sieht die In-App-Hilfe aus? Was sind die Inhalte?
  • Gestaltung und Inhalte der Fly-Outs
  • Barrierefreiheit
  • Sprachausgabe
  • Farbkontraste
  • Verständlichkeit
  • Anwendertests (Usability Tests)
  • Engineering Tests
  • Datenverkehrsanalyse durch Trackingtools
  • Befragung der Nutzerzufriedenheit
  • Ticketing
  • Checklisten

Leitfäden nutzen

Ob ein Leitfaden tatsächlich von den Mitarbeitern konsultiert und genutzt wird, hängt von zwei wichtigen Faktoren ab: seiner Zugänglichkeit und seiner Aktualität. Nichts wirkt sich schlimmer auf die Nutzung von Leitfäden aus als veraltete Information und die Tatsache, dass die Mitarbeiter nicht auf die Informationen zugreifen können.

Um dem Trommelwirbel zuvorzukommen: Ich kann den Einsatz eines Kollaborationswerkzeugs wärmstens empfehlen.

Bloß kein Papier!

Wovon ich unbedingt abrate, ist, einen Leitfaden in gedruckter Form bereitzustellen. Informationen, die auf einem Blatt Papier stehen, sind unveränderbar (von Tipp-Ex mal abgesehen). Ändern sich die Sachverhalte, kann der Leitfaden nicht aktualisiert werden, sondern landet in der Regel im Müll. Papier eignet sich somit zwar für Romanbücher, aber nicht für Wissen, das lebt und ständig aktualisiert wird.  

Auch was die Zugänglichkeit betrifft, hat Papier einen sehr großen Nachteil. Ein gedruckter Leitfaden steht zu einem gewissen Zeitpunkt immer nur genau einer Person zur Verfügung. Und oftmals ist unklar, wer ihn gerade in Beschlag genommen hat oder wo er überhaupt abgeblieben ist.

Ablage im Dateisystem?

Ebenso nur bedingt hilfreich ist die Ablage des Leitfadens in einem Dateisystem. Wie oft erlebte ich in verschiedenen Firmen, dass manche Laufwerke oder Ordner vor Zugriff anderer Abteilungen geschützt sind. Wenn dann ausgerechnet der Leitfaden in solch einem Ordner liegt, ist das denkbar schlecht. Oft hatte es zur Folge, dass die Dateien, die dennoch anderen Abteilungen zugänglich gemacht werden sollen, dann hin- und herkopiert wurden und es schließlich die verschiedensten Versionen gab, worüber jeder schon den Überblick verloren hatte. Kein Wunder also, dass die Frustration darüber wächst. 

Wieso ein Kollaborationswerkzeug?

Prozesse und Zuständigkeiten können sich schnell ändern und rasche Anpassungen werden notwendig. In einem Dateisystem besitzt oft nur die Person Schreib- und Speicherrechte, die zuerst auf die Datei zugegriffen hat. Die Nachverfolgung der Änderungen ist schwer ersichtlich.

In einem Kollaborationswerkzeug hingegen, z. B. einem Firmenwiki, können viele Mitarbeiter gleichzeitig auf eine Datei zugreifen und mithilfe eines ausgeklügelten Rollen- und Rechtesystems ist auch eine gleichzeitige Bearbeitung der Dokumente möglich – meist sogar mit Funktionen wie Live-Chat und Änderungskommentierung.

Außerdem gibt eine Änderungshistorie stets Auskunft darüber, wer was wann wie geändert hat. Inhalte werden automatisch versioniert und letzte Stände können problemlos wiederhergestellt werden. Ein ganz klarer Vorteil gegenüber eines normalen Dateisystems.

Ein Kollaborationswerkzeug erleichtert auch die Auffindbarkeit von Informationen. Diese stehen an einem zentralen Ort bereit und können aufgrund der Vergabemöglichkeiten von Metadaten und der viel besseren Suchfunktionalitäten schneller gefunden werden.  

Einige Firmenwikis bieten zudem die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen. Das kann recht praktisch sein, will man das Rad nicht zweimal erfinden.

Überdies bieten sie oft Schnittstellen zu anderen Tools, die im Unternehmensprozess verwendet werden (z. B. zu agilen Werkzeugen, Projektmanagementtools oder zu Datenbanken). Auch die Ablage von Zusatzinformationen ist möglich, so können beispielsweise Besprechungsprotokolle oder Release-Notes hinterlegt werden.

Nicht zuletzt ist es auch bei den meisten Kollaborationswerkzeugen möglich, Themen und Artikel „zu beobachten“, das heißt, dass Mitarbeiter eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten, sobald sich etwas an den Informationen ändert. Das alles schafft Transparenz und Vertrauen und stellt schließlich sicher, dass Leitfäden stets auf aktuellen Stand sind. Das motiviert die Mitarbeiter und verschafft Zufriedenheit.

Resümee

Es zeigt sich also, dass Leitfäden von großem Nutzen sind, auch, wenn die Erstellung inital ein größerer Aufwand ist. Er amortisiert sich jedoch schnell, und das auf mehrerlei Art: Durch die steigende Qualität der Ergebnisse, die beschleunigten Prozesse und das Einsparen von wertvoller Zeit werden automatisch auch die Prozesskosten gesenkt:

  • Informationen müssen nicht erst mühsam zusammengesucht werden.
  • Das Warten auf Rückmeldung entfällt („Kannst du mir sagen, wer mir da weiterhelfen kann?“).
  • Prozesse verzögern sich nicht unnötig („Ich hab dir vor 3 Wochen eine Mail geschrieben“ – „Achso, ja, aber ich bin dafür nicht zuständig. Ich habs weitergeleitet“…).
  • Informationen werden nicht unnötigerweise mehrfach neu erstellt.
  • Prozessvorgaben eliminieren mögliche Fehlerquellen.
  • Standardisierte Prozesse und konsistente Inhalte garantieren gleichbleibend hohe Qualität.
  • Checklisten sichern das Arbeitsergebnis („Haben wir alles?“).

Und zu guter Letzt, führen vollständig und gut dokumentierte Leitfäden dazu, dass alle Prozessbeteiligten deutlich zufriedener zusammenarbeiten, da die Prozesse, Zuständigkeiten und geforderten Ergebnisse klar geregelt sind und somit alle stets auf dem gleichen Stand sind. Diese Transparenz ermöglicht es schließlich, auf Grundlage einer gemeinsamen Arbeitsbasis Lösungen für aufkommende Probleme zu finden und neue Ideen zu entwickeln. 

Benötigen Sie Hilfe beim Erstellen Ihrer Leitfäden?

Brauchen Sie Hilfe bei Ihrer Terminologiearbeit und möchten mit mir zusammenarbeiten?

Setzen wir gemeinsam Ihrem Prozess klare Leitplanken?

Diesen Blogartikel fanden Sie großartig?
Teilen Sie ihn!